Nella foto: Il secondo tragico Fantozzi. Cena a casa della contessa Serbelloni
In quanto imprenditori, i consulenti finanziari/assicurativi sono (o dovrebbero essere) impegnati ogni giorno a sviluppare la propria attività. Ciò significa focalizzarsi pienamente su alcuni aspetti critici: come incrementare le vendite (nel senso nobile del termine), come fidelizzare i propri clienti e migliorare la propria reputazione e, soprattutto, come conoscere gente nuova (clienti prospect), magari senza spendere una fortuna.
Questo ultimo aspetto è spesso di vitale importanza, soprattutto per chi e giovane e deve ancora sviluppare il proprio portafoglio, ma anche per quei consulenti ormai giunti ad una fase di maturità della propria carriera che, comunque, devono controbilanciare con nuovi clienti le fisiologiche perdite di masse.
Come fare allora?
La risposta potrebbe apparire banale, ma è risaputo che organizzare eventi è uno dei modi migliori per ottimizzare il rapporto tra spese sostenute per farsi pubblicità e risultati che si possono avere in termini di fidelizzazione e di networking.
Organizzare eventi per promuovere la propria attività presenta infatti degli indubbi vantaggi: un evento, anche il più semplice, è un ottimo modo per radunare un gruppo di persone in una location specifica e per poter avere con ognuno dei partecipanti una conversazione di una certa durata, ovvero per poter comunicare il contenuto di un messaggio al 100% dei presenti. Di quale altra forma di promozione si può dire lo stesso?
Le mail, così come i volantini, possono essere cestinate senza essere lette; gli annunci sui social media possono essere ignorati; la pubblicità tradizionale su giornali, cartelloni, media televisivi e radiofonici non solo presenta costi elevati, ma non sempre raggiunge il target di clienti desiderato.
Invece, se qualcuno ha scelto di partecipare al vostro evento è improbabile che torni a casa ignorando ciò che volevate comunicargli. Nonostante il sovraccarico di stimoli digitali – o forse proprio a causa di questo – l’interazione diretta, vis-à-vis, è ancora il mezzo di comunicazione e promozione più efficace che abbiamo.
Rimane però il fatto che un evento, per essere di successo, deve essere ben organizzato nei suoi minimi dettagli, altrimenti potrebbe rivelarsi un boomerang pericoloso per la reputazione e l’immagine di chi lo organizza.
In questo breve articolo cercherò quindi di fornirvi una lista sintetica di ciò che è importante prendere in considerazione quando si organizza un evento.
Per chi volesse approfondire, vi comunico fin da ora che dopo l’estate sarà attivato da conTemplata uno specifico corso di formazione proprio su questa tematica (per ulteriori informazioni: info@contemplata.it).
Definire l’obiettivo
Se non sapete ciò che volete state tranquilli che non arriverà nulla di produttivo. Prima di mettervi al lavoro ed iniziare ad organizzare un evento, dovreste chiedervi cosa volete ottenere di specifico da tale iniziativa. Volete far conoscere (e di conseguenza vendere) un nuovo prodotto o servizio? Volete ottenere notorietà nel vostro ambito territoriale? Attrarre nuovi clienti? Coccolare i clienti più fidelizzati? Celebrare un anniversario della vostra attività?
Definire l’obiettivo dell’evento è fondamentale, perché ciò condiziona in modo rilevante tutte le attività che dovranno essere implementate per realizzarlo
Il budget a disposizione
Per organizzare un evento non bisogna necessariamente spendere una fortuna, ma le spese lievitano con una certa facilità. Per questo motivo è essenziale stabilire anticipatamente un budget, suddividendolo in voci di spesa ben definite e attenendovisi scrupolosamente. Questo aspetto dell’organizzazione di un evento è particolarmente importante, poiché sbagliare qui potrebbe portare a prosciugare le risorse a disposizione per ulteriori iniziative, limitando quindi la propria capacità promozionale.
Il target di clienti
Una volta stabiliti gli obiettivi da raggiungere, assicuratevi di invitare al vostro evento un gruppo ben targettizzato di clienti attuali e/o prospect. In generale, infatti, eventi aperti ad un pubblico indistinto non sempre raggiungono l’obiettivo desiderato; e anche la scelta della tematica da trattare durante l’evento potrebbe generare confusione: ad esempio, avrebbe poco senso invitare ad una serata dedicata al passaggio generazionale d’azienda dei pensionati o degli impiegati.
Che tipo di evento organizzare?
Le opzioni sono molteplici: dalla cena con pochissimi clienti con i quali si vuole stabilire un rapporto più stretto, al cocktail organizzato per fare networking, alla più tipica serata clienti in cui, trattando una specifica tematica (meglio se con un relatore esterno), si mira a prendere direttamente contatti con nuovi clienti. Una delle chiavi del successo sta nell’abbinare correttamente il tipo di evento e il target di clienti all’obiettivo che si desidera raggiungere.
Scegliete con cura la location
In base alle considerazioni preliminari di cui sopra, scegliete a questo punto la location adatta al vostro evento. Potrebbe essere la sede della vostra attività, ma questo non è un requisito necessario e non sempre rappresenta la soluzione migliore. Trovate un luogo che soddisfi le aspettative del vostro target e nel quale i vostri potenziali interlocutori abbiano piacere di andare. Considerate naturalmente le necessità relative allo spazio, agli allestimenti, all’intrattenimento e al catering. La location giusta è assolutamente cruciale per la buona riuscita di un evento.
Presentatevi al meglio
L’obiettivo di chi sceglie di organizzare eventi, invece di investire in una tonnellata di volantini, è trarre il meglio dalle interazioni personali. “Il meglio”, in questo caso, consiste nella costruzione di rapporti diretti e significativi. Per raggiungere questo obiettivo è essenziale ricordare che, per tutta la durata dell’evento, siete voi a rappresentare la vostra realtà e i vostri prodotti/servizi, e ogni vostro comportamento si rifletterà sul vostro brand e su quello della società per cui lavorate. Per tante cose si può avere una seconda occasione, ma non per fare una prima impressione positiva. Siate la persona che il vostro brand dovrebbe essere, perché è prima di tutto di voi che i partecipanti si ricorderanno. Le persone comprano voi non i vostri prodotti.
Quando fare networking e prendere i contatti?
Si tratta ovviamente di un aspetto critico, specie se l’evento è organizzato per accrescere il numero dei propri clienti. Dovete decidere in quale momento dell’evento è meglio interagire con i partecipanti: ad esempio, prima o dopo il vostro speech o quello di un relatore esterno? Quanto tempo dedicare a questo momento? Quando è meglio prendere i contatti? In fase di registrazione o con uno scambio di biglietti da visita verso la fine dell’evento?
E’ fondamentale organizzare adeguatamente la raccolta dei contatti. Ve lo dico per esperienza: programmare un follow-up decente e personalizzato dopo aver parlato con decine di persone è impossibile se non vi siete appuntati immediatamente chi vi ha detto cosa.
Alcuni errori da evitare
- Non cercate di vendere a tutti i costi, anzi, non provateci per niente. Un evento, a meno che non si tratti di una fiera, non è il posto giusto per vendere o per cercare di chiudere una trattativa. I vostri ospiti non sono venuti al vostro evento per comprare, ma per conoscere, per essere intrattenuti, per rilassarsi o per incontrare qualcuno, magari proprio voi. Non rovinate tutto comportandovi come dei piazzisti.
- Non date per scontate le presenze. Se c’è una cosa che ho imparato nel corso degli anni è che è facilissimo dire di sì a un invito, ma alzarsi dal divano durante una puntata di House Of Cards, o peggio in una serata di Champions League, è tutta un’altra storia. Non prendetevela, l’avete fatto moltissime volte anche voi. Date per scontato che almeno un terzo di coloro che avete invitato e che hanno accettato non si presenterà e, di conseguenza, se avete bisogno di riempire la location, considerate un buon risultato un 30% di risposte positive in più del necessario, come minimo.
- Non passate tutto il tempo con persone che conoscete già. Mantenere i rapporti esistenti e crearne di nuovi sono aspetti ugualmente importanti quando si organizza un evento promozionale. Assicuratevi di accogliere con cordialità tutti coloro che conoscete già e di farli sentire speciali, ma passate più tempo con coloro che non conoscete ancora: scoprite le necessità e le particolarità di ognuno e ricordatevi che ogni interlocutore è una possibile fonte di passaparola.
- Non smettete di organizzare eventi solo perché il primo non è andato bene. Organizzare eventi non è assolutamente una cosa facile, non sempre avrete il risultato sperato al primo tentativo, e un lavoro che richiede costanza e ripetitività.
Che dire … buon lavoro a tutti.
