State a casa. Quante volte ci siamo sentiti ripetere, giustamente, questo suggerimento. Ed ancora per molti mesi dovremo probabilmente tenerlo bene a mente, nonostante l’avvio della fase 2.

Per fortuna l’evoluzione tecnologica, che ci ha dotati di device sempre più versatili e connessioni sempre più veloci, ci permette anche in questo momento di restrizioni sociali di poter comunicare efficacemente con i nostri attuali clienti; e perché no, magari di entrare in contatto con potenziali nuovi clienti!

Uno degli strumenti più utilizzati in tal senso è il webinar. Ma cos’è esattamente un webinar e, soprattutto, quali sono le regole chiave per organizzarne uno di successo, evitando di cadere in macroscopici errori se non addirittura in spiacevoli gaffe? Proviamo a fare qualche considerazione al riguardo.

La parola webinar è un neologismo derivato dalla fusione delle parole web e seminar, creato per etichettare un evento che avviene online, a cui è possibile partecipare tramite una connessione informatica. Si tratta quindi, in termini semplici, di un modo per connettere in una stanza virtuale più persone contemporaneamente, mediante una piattaforma o un software a ciò dedicati: se ne stanno diffondendo molti sul mercato, a volte gratuiti ma con delle limitazioni quantitative, altri a pagamento ma comunque con tariffe tutto sommato accessibili[1].

Colui che organizza o conduce l’evento può utilizzare diversi strumenti multimediali (presentazioni, video ecc..) confrontandosi in diretta con gli altri partecipanti attraverso chat, o permettendo loro di alzare virtualmente la mano e di intervenire. I webinar permettono peraltro di far accedere all’evento anche un numero di persone molto elevato, visto che i confini della stanza on line non sono fisici ed una sedia in più si può sempre aggiungere. Ciò rende bene l’idea di quanto, commercialmente, siano elevate le potenzialità dello strumento.

D’altro canto, occorre però tenere presente che la partecipazione a webinar, specie in veste di organizzatore o relatore, espone ad un pubblico spesso indistinto la nostra figura, il nostro modo di comunicare e, addirittura, la nostra casa! Infatti, mentre la webcam ed il microfono dei partecipanti possono essere disattivati (è ciò che normalmente avviene quando il numero è elevato), è chiaro che il relatore dovrà per forza di cose parlare ed essere visibile.


E, si noti bene, parlare in un webinar non è la stessa cosa che parlare davanti ad un pubblico fisico reale in una sala riunioni; manca il contatto visivo, non si riescono a percepire le emozioni dei partecipanti, non si sa se una battuta ironica ha raggiunto l’effetto desiderato, non si può utilizzare (se non minimamente) il linguaggio del corpo per sottolineare alcuni passaggi.

Piccoli trucchi per organizzare e gestire un webinar

Partiamo dalla scelta dei contenuti. Possono essere di vario tipo: formativo, informativo o promozionale. Una volta scelta la tipologia più adatta alle vostre esigenze, l’argomento dovrà essere interessante e convincente e, soprattutto, adeguato alla modalità comunicativa del webinar. Come detto, infatti, l’incontro on line con i clienti è ben diverso da quello fisico, ad esempio una serata clienti.

Sarà allora necessario tarare la struttura del webinar in maniera adeguata: quanto tempo prevedere per l’introduzione, quanto tempo per lo speech del relatore esterno, che spazio dare alla chiusura. Ed inoltre, curare i dettagli audio-visivi, tenendo conto che i partecipanti al webinar potranno seguirlo sia tramite schermo del PC, sia tramite iPad, sia tramite telefono.

Al riguardo, diventano allora fondamentali i seguenti aspetti:

  • Inquadratura dell’organizzatore e del relatore

Troppo spesso si vedono pessime inquadrature dal basso all’alto dei relatori. Ciò non solo mette in evidenze il soffitto, o la parte alta del muro retrostante la schiena del relatore – che già di per sé potrebbe essere un brutto vedere – ma “schiaccia” in malo modo il suo volto. Suggeriamo pertanto di mantenere un inquadratura frontale, adeguatamente distanziata dalla webcam e adeguatamente illuminata. Dovrà quindi essere cura dell’organizzatore provare prima del webinar l’effetto visivo proprio e del relatore, verificandone l’efficacia sui diversi device (computer, iPad, telefono). Da evitare, a nostro avviso, strabordanti pose in poltrona alla Forchielli (a meno di non essere Forchielli stesso); meglio busto eretto con appoggio delle braccia su un piano. Si ricordi al relatore che sta parlando davanti a dei clienti … non che lo sta intervistando la D’Urso.

  • Sfondo neutro o perlomeno ordinato

Abbiamo detto che i webinar, per chi non ha la fortuna di avere un ufficio apposito per il loro svolgimento, aprono la porta delle nostre case al pubblico partecipante all’evento. Anche qui ci tocca sottolineare, per esperienza, che lo sfondo retrostante il relatore è spesso sconveniente, e potrebbe dare una sensazione di non adeguata professionalità. Suggeriamo quindi, per quanto possibile, di avere alle spalle uno sfondo neutro (un muro bianco o con un singolo e bel quadro), ovvero un angolo ordinato della propria casa. La libreria alle spalle fa sempre scena, ok; in alternativa un mobile basso con un discreto soprammobile o una pianta. Riteniamo invece poco conveniente, salvo sia strettamente necessario, utilizzare divertenti sfondi virtuali (mare, spiagge…i grattacieli di Wall Street) più adatti ad incontri tra colleghi.

  • Audio di ottimo livello

E’ facile comprendere che nei webinar, oltre all’aspetto visivo, è di fondamentale importanza l’audio. Ovviamente non possiamo sopperire alle carenze o alle problematiche di connessione dei clienti. Ma almeno dovrebbe essere buona norma avere un microfono dedicato, e non semplicemente quello del computer che potrebbe essere di qualità carente. Anche il ritorno d’audio al relatore, in caso l’organizzatore o un partecipante al webinar dovesse porre una domanda, dovrà essere attentamente verificato. Esistono per l’appunto in commercio ottimi prodotti a cifre accessibili: consiglio tecnico, risulta preferibile utilizzare tipologie di microfoni “per conferenze”, in grado di consentire l’ottenimento di un suono nitido e chiaro senza interferenze di rumore. Questi microfoni sono in grado di campionare esclusivamente la voce del relatore, pertanto eventuali rumori e/o disturbi esterni non verranno inglobati all’interno della conferenza ottenendo così un risultato più professionale.

  • Proiezione della presentazione e speech

Contrariamente alle serate clienti fisiche, si tratta, a grandi linee, dell’aspetto che dovrebbe creare meno problemi. In generale, infatti, il relatore condivide una presentazione in powerpoint o in pdf, e poi gira le slide dal suo computer. L’unica cura sarà quella di verificare che la presentazione si veda bene su tutti i device e che non si modifichi la formattazione. Suggeriamo di evitare troppe animazioni perché potrebbero appesantire la presentazione. Si ricordi che, contrariamente agli incontri fisici, il webinar deve filare “liscio e rapido”; ad esempio, le pause comunicative, tanto efficaci davanti ad una platea reale, hanno poco senso in un webinar. Similmente, la battuta sagace mirante ad accalorare il pubblico, o la freddura improvvisa che suscita un risolino, potrebbero essere fuori luogo.

Veniamo ora alla gestione dell’evento vero e proprio.

La fase di promozione che antecede il vostro webinar è molto importante e i canali a vostra disposizione sono diversi. Oltre all’invito diretto dei vostri clienti, infatti, è possibile utilizzare i seguenti strumenti:

  • Blog: qualora ne abbiate uno, è indubbiamente lo spazio più adatto per lanciare il vostro webinar in quanto permette di offrire tutte le informazioni necessarie per informare sulla tematica che sarà trattata, sulla figura e il ruolo del relatori e sulle modalità di iscrizione. Permette inoltre di raccogliere intorno a sé un seguito interessato all’argomento.
  • Social Network: rappresentano lo spazio ideale per sviluppare community di persone interessate al tema del webinar
  • E-Mail Marketing: rappresenta un’altra buona soluzione, ma è necessario costruire un messaggio ad hoc, capace di catturare l’attenzione del lettore
  • Landing Page[2]: lo scopo è quello di comunicare informazioni in grado di incuriosire e persuadere il lettore così da condurlo ad iscriversi al vostro evento, soprattutto se l’obbiettivo del webinar e la ricerca di nuovi clienti.

Ragioniamo ora sull’apertura della sala virtuale; anche qui si presentano delle differenze notevoli rispetto agli incontri fisici. Nelle serate clienti, infatti, la fase di registrazione e di accompagnamento in sala dei clienti possono essere sfruttate come momento relazionale; se anche qualcuno arriva in anticipo si possono fare due chiacchere, o presentare il cliente ad un collega o al relatore. L’attesa per qualche ritardatario è scontata, ma se ben gestita non provoca troppi turbamenti.

In un webinar clienti, invece, le tempistiche dovrebbero essere più rigide. Aprire la sala troppo presto e mettersi a conversare con alcuni clienti, lasciando ad ascoltare gli altri, chiaramente ha poco senso (mentre potrebbe averne per incontri tra colleghi). Ovviamente un lasso di tempo prima di iniziare sarà comunque necessario, almeno per verificare se la maggior parte degli invitati è collegata o se vi sono difficoltà di connessione (diciamo 10 minuti. L’organizzatore e il relatore entreranno in aula prima per controllare che tutto funzioni).

Altra buona e ovvia regola è quella di silenziare i microfoni dei partecipanti per evitare ritorni audio e rumori di sottofondo. Si tratta di una procedura normalmente prevista dalle piattaforme e, comunque, all’inizio del webinar si ribadirà a tutti di chiudere il proprio audio.

L’organizzatore dell’evento, a questo punto, procederà all’avvio del webinar all’ora convenuta; aspettare i ritardatari non è conveniente, a meno che non ci si accorga che il numero delle persone collegate è nettamente inferiore a quanto previsto. Oltre agli usuali saluti, è importante in questo momento dettare le “regole” del webinar: quanto durerà, la scaletta degli interventi, come poter eventualmente interagire durante l’evento.

Questo ultimo punto è alquanto delicato. Tutti sappiamo che il coinvolgimento del pubblico, ad esempio in una serata clienti, è fondamentale per accrescere la forza comunicativa del messaggio che si vuol far passare. Il fatto che il relatore risponda in diretta ad una domanda, o comunque che vi sia lo spazio per interagire e fare osservazioni, ovvero chiedere a qualche partecipante la propria opinione arricchisce sicuramente l’evento. Ma in un webinar la gestione di tale aspetto non è affatto semplice, specialmente se il numero dei partecipanti è molto elevato. Meglio che sia l’organizzatore a raccogliere le domande poste via chat dai partecipanti e, nel question time finale, proporre al relatore quelle più significative.

Siamo giunti alla chiusura del webinar; ringraziare il relatore, sintetizzare i punti chiave dell’incontro, magari con una slide riepilogativa, salutare i partecipanti e, eventualmente, lanciare il contenuto del successivo webinar.

Ma il webinar, in realtà, non si conclude qui; numerose sono infatti le attività che potrete svolgere nei giorni successivi. Ringraziare, tramite e-mail, le persone che hanno partecipato al vostro evento online; preparare un breve sondaggio, così da ricevere dei feedback direttamente dai vostri partecipanti; pubblicare materiale integrativo (la registrazione dell’evento o un link al podcast). La stessa cura dovrà essere riservata a tutti coloro che, pur essendosi registrati, non hanno potuto prender parte all’evento.

Errori e gaffe da evitare

In ordine sparso:

  • Attenzione ai fuori onda. Se siete l’organizzatore (il relatore) del webinar il vostro microfono potrebbe essere sempre attivo anche quando parla il relatore (organizzatore). E similmente vale per la webcam. Niente commenti strani, niente gesti inconsulti!
  • Abbigliamento. Per esperienza, mi sembra che si stia diffondendo un po’ troppo l’abitudine di partecipare ai webinar come ad una chiacchierata tra amici; di conseguenza, è stato sdoganato lo stile casual. Qualcuno si presenta in tuta, qualcuno con la barba un po’ lunga, qualcun altro in vestaglia. Già per gli incontri tra colleghi la cosa dovrebbe essere considerata disdicevole; di fronte ai clienti l’abbigliamento professionale diventa doveroso. L’assenza della giacca, visto che si è seduti di fronte al computer, può essere eventualmente scusata, quella della cravatta probabilmente no (sempre che non siate Forchielli, ovviamente)
  • Non leggete un testo scritto (o almeno non fatelo percepire). Una tentazione del relatore, per facilitare il proprio speech, potrebbe essere quella di tenersi il testo scritto sotto inquadratura. Se non siete un anchorman di esperienza potrebbe essere controproducente e ridurre ulteriormente l’efficacia comunicativa
  • Non guardate in giro. Fissate dritto la telecamera; il vostro pubblico è là, davanti a voi, anche se non lo vedete. Non fatevi distrarre da ciò che vi circonda.
  • Non gesticolate troppo. Per quanto le mani, ed eventualmente i movimenti del capo e degli occhi, siano gli unici linguaggi del corpo sfruttabili davanti ad una webcam per sottolineare i passaggi più importanti del vostro discorso, ricordatevi che l’inquadratura è comunque limitata e le vostre braccia potrebbero uscire dalla visuale. Nulla di tragico, ovviamente; ma cercate di rimanere sufficientemente composti, sebbene non eccessivamente rigidi.

  

[1]Ad esempio, acquistando la versione Pro di alcune piattaforme è possibile aumentare il numero dei partecipanti, archiviare le registrazioni, coinvolgere gli utenti mediante sondaggi e altre funzioni utili. Citando due tra le piattaforme più utilizzate ricordiamo: GoToMeeting e Adobe Connect che forniscono entrambe specifiche tipologie di servizio in base alla tipologia dell’evento (meeting, webinar, training).

[2]Si tratta di una pagina web specificamente strutturata che il visitatore raggiunge dopo aver cliccato un link o una pubblicità

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